Polityka prywatności GastroFlowx

Obowiązuje od: 2 października 2026 r. · Ostatnia aktualizacja: 12 października 2026 r. · Dotyczy rozszerzenia Chrome „GastroFlowx” oraz panelu administracyjnego dostępnego pod adresem app.gastroflowx.pl.

GastroFlowx to system CRM dla restauracji działający w Gmailu. Pozwala zespołowi restauracji prowadzić bazę klientów, notatki, rezerwacje, zadania i przypomnienia bezpośrednio przy wiadomościach e-mail. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, komu je powierzamy i jakie prawa Ci przysługują.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Usługodawcą i administratorem danych kont użytkowników jest: Karol Macieja, ul. Dmowskiego 101/88, 60-204 Poznań, e-mail: kontakt@gastroflowx.pl (dalej „my” lub „Usługodawca”).

W przypadku danych klientów restauracji wpisywanych do CRM (np. gości, firm zamawiających catering) administratorem jest restauracja, która korzysta z GastroFlowx. My przetwarzamy te dane wyłącznie w jej imieniu, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy z restauracją. Jeśli jesteś klientem restauracji i chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się w pierwszej kolejności z tą restauracją – pomożemy jej zrealizować Twoje żądanie.

2. Jakie dane przetwarzamy

Nie przetwarzamy pełnej treści wiadomości, załączników, list kontaktów Google ani wiadomości osób, które nie zostały dodane do CRM. Nie zbieramy danych o historii przeglądania i nie używamy plików cookie reklamowych ani analitycznych.

3. Dostęp do Gmaila i Kalendarza Google

3.1. Działanie w Gmailu

Rozszerzenie działa wyłącznie na stronie mail.google.com. Gdy otworzysz wiadomość, odczytuje jej nadawcę i temat, aby pokazać kartę klienta. Wiadomość zapisywana jest na osi czasu klienta tylko wtedy, gdy nadawca jest w CRM i masz dostęp do jego karty albo gdy sam dodasz go do CRM.

3.2. Opcjonalna integracja z kontem Google

Po kliknięciu „Połącz z Google” w ustawieniach rozszerzenie prosi o zgodę na dwa zakresy:

• gmail.readonly – wyłącznie do wczytania historii korespondencji z kontaktami zapisanymi w CRM. Pobieramy tylko metadane opisane w pkt 2 (temat, nadawca, data, fragment), wyłącznie dla adresów tych kontaktów.
• calendar.events – wyłącznie do tworzenia, aktualizowania i usuwania w Twoim kalendarzu wydarzeń odpowiadających Twoim zadaniom i przypomnieniom z GastroFlowx.

Token dostępu Google jest obsługiwany przez przeglądarkę Chrome (chrome.identity) i nigdy nie trafia na nasz serwer. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć przyciskiem „Rozłącz” w ustawieniach rozszerzenia albo na stronie myaccount.google.com/permissions.

Sposób, w jaki GastroFlowx wykorzystuje informacje otrzymane z interfejsów API Google i przekazuje je innym aplikacjom, jest zgodny z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach interfejsu API Google, w tym z wymogami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use). W szczególności dane z Gmaila i Kalendarza: (a) służą wyłącznie funkcjom CRM widocznym dla użytkownika; (b) nie są sprzedawane ani przekazywane podmiotom trzecim, poza przypadkami opisanymi w pkt 6 i wymaganymi prawem; (c) nie są wykorzystywane do reklam, oceny zdolności kredytowej ani trenowania modeli sztucznej inteligencji; (d) nie są czytane przez ludzi, chyba że za Twoją wyraźną zgodą, w celu zapewnienia bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.

3.3. Subskrypcja kalendarza (ICS)

Jeśli utworzysz prywatny link kalendarza, Twój program kalendarza (np. Google Calendar, Outlook) pobiera z naszego serwera listę Twoich zadań i przypomnień. Link zawiera losowy token; możesz go w każdej chwili wyłączyć lub wygenerować nowy w ustawieniach.

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi CRM i obsługa konta, w tym logowanie i licencje – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
• Przetwarzanie danych CRM w imieniu restauracji – art. 28 RODO (umowa powierzenia z restauracją).
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Integracja z Google – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda, którą możesz cofnąć w dowolnym momencie).
• Rozliczenia i obowiązki księgowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i dane CRM – do czasu usunięcia przez restaurację lub zakończenia umowy; po zakończeniu umowy usuwamy je w ciągu 30 dni, chyba że restauracja wcześniej poprosi o ich eksport.
• Tokeny logowania rozszerzenia – wygasają po 30 dniach i są automatycznie usuwane; wylogowanie usuwa je od razu.
• Sesja panelu administracyjnego – do wylogowania lub 2 godzin bezczynności.
• Dzienniki serwera – do 14 dni.
• Dokumenty rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

6. Komu powierzamy dane

• Dostawca hostingu – SEOHOST.pl, serwery w Polsce (UE).
• Google LLC – tylko jeśli korzystasz z Gmaila, Chrome lub integracji z kontem Google; dane przepływają bezpośrednio między Twoją przeglądarką a Google na zasadach Polityki prywatności Google.
• InboxSDK (Streak) – biblioteka, dzięki której rozszerzenie działa w interfejsie Gmaila; może przesyłać techniczne dane diagnostyczne (np. błędy, wersję przeglądarki), bez treści wiadomości.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich reklamodawcom. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do Google lub Streak w USA) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji Komisji Europejskiej (EU-U.S. Data Privacy Framework).

7. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (HTTPS). Hasła i tokeny przechowujemy wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych. Dane każdej restauracji są od siebie odizolowane – użytkownik widzi wyłącznie dane swojej restauracji. Również w obrębie restauracji karta kontaktu jest domyślnie widoczna tylko dla jej opiekuna (osoby, która ją dodała); pozostali członkowie zespołu widzą ją dopiero po udostępnieniu – w zakresie wybranym przez opiekuna. Karty z kategorii prywatnych (korespondencja firmowa) widzi wyłącznie ich właściciel, a zespołowi pokazywane są tylko maile, które sam dodał do wspólnej puli. Dostęp do panelu administracyjnego mają tylko uprawnieni administratorzy.

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@gastroflowx.pl – odpowiemy w ciągu 30 dni.

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

9. Dane w przeglądarce

Rozszerzenie zapisuje lokalnie w przeglądarce (chrome.storage) token logowania, wybrany język, a jeśli korzystasz z integracji z Google – adresy połączonych kont Google oraz tymczasowe tokeny dostępu Google (usuwane po zamknięciu przeglądarki). Panel administracyjny używa wyłącznie niezbędnych plików cookie: sesji i ochrony przed atakami CSRF. Dane te usuwasz, wylogowując się, odinstalowując rozszerzenie lub czyszcząc dane przeglądarki.

10. Dzieci

GastroFlowx jest narzędziem dla firm i nie jest przeznaczony dla osób poniżej 16. roku życia.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w rozszerzeniu lub e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.

GastroFlowx Privacy Policy

Effective: 2 October 2026 · Last updated: 12 October 2026 · Applies to the “GastroFlowx” Chrome extension and the administration panel at app.gastroflowx.pl. The Polish version above prevails in case of discrepancies.

GastroFlowx is a CRM for restaurants that works inside Gmail. It lets a restaurant team keep client records, notes, reservations, tasks and reminders next to their e-mail. This policy explains what data we process, why, who we share it with and what your rights are.

1. Who is responsible for your data

The service provider and controller of user account data is Karol Macieja, ul. Dmowskiego 101/88, 60-204 Poznań, e-mail: kontakt@gastroflowx.pl (“we”).

For data about the restaurant’s own clients entered into the CRM (e.g. guests, catering customers), the restaurant is the controller and we act only as its processor (Art. 28 GDPR). If you are a restaurant’s client and want to exercise your rights, please contact that restaurant first – we will help it fulfil your request.

2. Data we process

• Account data: name, e-mail address, password (stored only as a cryptographic hash), role, restaurant, licence assignment and preferences (language, reminder defaults, calendar settings), and IDs of events created in your Google Calendar (if you turn on calendar sync).
• Restaurant CRM data: contact and client details (name, e-mail, phone, company, category, status, custom fields such as allergies or VAT ID), notes, reservations, tasks, reminders and change history, as well as the contact’s owner, sharing within the team and access requests.
• E-mail metadata: subject, sender, date, direction (received/sent), message and thread IDs and a short snippet (max. 2,000 characters) – only for correspondence with contacts saved in the CRM.
• Technical data: sign-in tokens (stored server-side only as hashes), session cookies of the administration panel, IP addresses and error information in server logs.

We do not process full message bodies, attachments, Google contact lists or messages from people who are not in the CRM. We do not collect browsing history and use no advertising or analytics cookies.

3. Access to Gmail and Google Calendar

The extension runs only on mail.google.com. When you open a message it reads the sender and subject to show the client card; the message is saved to the client’s timeline only if the sender is in the CRM and you have access to their card, or if you add them.

If you click “Connect Google” in the settings, the extension requests two scopes:

• gmail.readonly – solely to import past correspondence with contacts saved in the CRM; only the metadata listed in section 2 is read, only for those contacts’ addresses.
• calendar.events – solely to create, update and delete events in your calendar that mirror your GastroFlowx tasks and reminders.

The Google access token is handled by Chrome (chrome.identity) and is never sent to our server. You can revoke access at any time with “Disconnect” in the extension settings or at myaccount.google.com/permissions.

GastroFlowx’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In particular, Gmail and Calendar data (a) is used only to provide user-facing CRM features; (b) is not sold or transferred to third parties except as described in section 6 or required by law; (c) is not used for advertising, credit-worthiness or to train AI models; and (d) is not read by humans unless you explicitly consent, for security purposes, or as required by law.

If you create a private calendar (ICS) link, your calendar app fetches your tasks and reminders from our server. The link contains a random token and can be disabled or regenerated at any time in the settings.

4. Purposes and legal bases

• Providing the CRM service and your account – Art. 6(1)(b) GDPR (contract).
• Processing CRM data on behalf of the restaurant – Art. 28 GDPR (data processing agreement).
• Security, abuse prevention and troubleshooting – Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest).
• Google integration – Art. 6(1)(a) GDPR (consent, which you may withdraw at any time).
• Billing and accounting – Art. 6(1)(c) GDPR (legal obligation).

5. Retention

• Account and CRM data – until deleted by the restaurant or the end of the contract; deleted within 30 days after the contract ends unless the restaurant requests an export first.
• Extension sign-in tokens – expire after 30 days and are removed automatically; signing out removes them immediately.
• Administration panel session – until sign-out or 2 hours of inactivity.
• Server logs – up to 14 days.
• Billing records – as long as required by tax law.

6. Who we share data with

• Hosting provider – SEOHOST.pl, servers in Poland (EU).
• Google LLC – only if you use Gmail, Chrome or the Google integration; data flows directly between your browser and Google under the Google Privacy Policy.
• InboxSDK (Streak) – the library that lets the extension work inside Gmail; it may send technical diagnostics (e.g. errors, browser version) without message content.

We do not sell data or share it with advertisers. Transfers outside the European Economic Area (e.g. to Google or Streak in the USA) rely on Standard Contractual Clauses or the EU-U.S. Data Privacy Framework.

7. Security

All connections are encrypted (HTTPS). Passwords and tokens are stored only as cryptographic hashes. Each restaurant’s data is isolated – users can only see data of their own restaurant. Within a restaurant, a contact card is by default visible only to its owner (the person who added it); colleagues see it only once it is shared, in the scope chosen by the owner. Cards in private categories (business correspondence) are visible only to their owner; the team sees only the e-mails the owner has added to the shared pool. Only authorised administrators can access the administration panel.

8. Your rights

You have the right to access, rectify and erase your data, to restrict processing, to data portability, to object to processing based on legitimate interest and to withdraw consent at any time (without affecting prior lawful processing). To exercise these rights, write to kontakt@gastroflowx.pl – we reply within 30 days. You may also lodge a complaint with the Polish supervisory authority, the President of the Personal Data Protection Office (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl).

9. Data stored in your browser

The extension stores your sign-in token and chosen language locally (chrome.storage) and, if you use the Google integration, the addresses of connected Google accounts and short-lived Google access tokens (cleared when the browser closes). The administration panel uses only strictly necessary cookies (session and CSRF protection). You can remove them by signing out, uninstalling the extension or clearing browser data.

10. Children

GastroFlowx is a business tool and is not intended for anyone under 16.

11. Changes

We will announce material changes in the extension or by e-mail at least 14 days in advance. The current version is always available at this address.